Prix de l'Innovation Fédérale 2023 - Règlement du concours
Le SPF BOSA et son laboratoire d'innovation Nido organisent un concours pour mettre en avant le potentiel d'innovation des organisations publiques.
Pour participer au concours, il existe deux possibilités :
- En soumettant une ou plusieurs initiatives d'innovation en cours, achevées ou ayant « échoué avec succès », vous avez une chance de gagner le prix.
- En soumettant un ou plusieurs challenges, vous avez une chance à obtenir un soutien financier et méthodologique du SPF BOSA et de ses partenaires. Un challenge est un défi à relever, qui demande d’explorer des solutions innovantes.
Les équipes de fonctionnaires fédéraux peuvent participer à l'un des volets ou aux deux, en remplissant le formulaire en ligne prévu à cet effet.
En complétant le formulaire d’inscription en ligne, les équipes de fonctionnaires fédéraux acceptent le règlement du concours. Elles déclarent également que les informations qu’elles fournissent sont complètes et correctes.
Les lauréats et les nominés du Prix de l'Innovation Fédérale autorisent le SPF BOSA et ces partenaires à utiliser leur nom et leur logo pour toute communication utile dans le cadre de ce concours. Le SPF BOSA peut partager les coordonnées des participants avec des partenaires. Ces données peuvent être utilisées à des fins de marketing direct.
CONDITIONS DE PARTICIPATION
Initiatives innovantes
Les candidatures doivent répondre aux conditions suivantes :
- L'équipe qui soumet une initiative innovante fait partie de l'une des organisations du service public fédéral autorisées.
- La candidature doit être introduite le 16 mars 2023 au plus tard.
- L'initiative innovante a été lancée ou achevée au cours des trois dernières années.
- L’iniative innovante soumise doit avoir le soutien d’un membre de la direction (sponsor) issu du service public fédéral de l’équipe candidate.
- Les inscriptions s’effectuent via le site web (federalinnovationaward.be). Une version Word du formulaire est aussi accessible afin de vous permettre de préparer la soumission de votre initiative-innovante. Un accusé de réception sera envoyé pour confirmer l’envoi du dossier.
Ces conditions de participation seront vérifiées par Nido.
Challenges
Les candidatures doivent répondre aux conditions suivantes :
- L'équipe de fonctionnaires fédéraux qui soumet un challenge fait partie de l'une des organisations du service public fédéral autorisées.
- Le problème en question est entièrement décrit au moyen du template et montre un besoin bien réfléchi.
- Les candidatures doivent être soumises le 27 mars 2023 au plus tard.
- Le challenge soumis doit avoir le soutien d’un membre de la direction (sponsor) issu du service public fédéral de l’équipe candidate.
- Les inscriptions s’effectuent via le site web (federalinnovationaward.be). Une version Word du formulaire est aussi accessible afin de vous permettre de préparer la soumission de votre initiative-innovante. Un accusé de réception sera envoyé pour confirmer l’envoi du dossier.
Ces conditions de participation seront vérifiées par Nido.
DÉROULEMENT
Initiatives innovantes
- L'équipe de Nido vérifie que toutes les candidatures répondent aux critères de participation.
- Sélection par le jury : le jury évalue toutes les candidatures sur base des critères d'évaluation et sélectionne les meilleures propositions pour une audition/pitch (10 candidatures maximum peuvent être sélectionnées, ce nombre pouvant être augmenté en cas d'ex-aequo). S’il y a plus de 50 candidatures, la priorité sera donnée aux innovations bénéficiant aux citoyens et aux entreprises (et non à leur propre organisation).
- Pitch : le 17 avril 2023, les propositions sélectionnées seront entendues par le jury avec une session de questions-réponses. Le jury désignera les cinq meilleures propositions.
- Shortlist : le 18 avril 2023, les équipes des cinq propositions nominées enregistreront une vidéo explicative.
- Vote du public : pendant la période du 24 avril au 17 mai, tous les fonctionnaires fédéraux pourront voter pour leur initiative innovante préférée sur la base des vidéos et des dossiers. Ils ne peuvent toutefois pas voter pour une initiative de leur propre organisation. Chaque fonctionnaire ne peut exprimer qu'un seul vote, et ceci via son adresse email professionnelle.
- La cérémonie : les lauréats du Prix de l’Innovation Fédérale seront annoncés lors de l'événement du 25 mai 2023.
Challenges
- L'équipe de Nido vérifie que toutes les candidatures répondent aux critères de participation.
- Shortlist : sur la base d'une première sélection, les partenaires de soutien du SPF BOSA décident quelles propositions sont retenues pour une audition/pitch. S'il y a plus de 50 candidatures, la priorité sera donnée aux challenges bénéficiant aux citoyens et aux entreprises (et non à leur propre organisation).
- Pitch : les équipes de fonctionnaires fédéraux dont les challenges ont été sélectionnés présentent leur idée aux partenaires de soutien. Ces partenaires décident ensuite du ou des challenges qui bénéficieront d'un soutien sur mesure. Les partenaires de soutien du SPF BOSA sont :
• Le laboratoire d'innovation Nido du SPF BOSA
• Le centre d'expertise pour human centered design & innovation du SPF BOSA
• Le service ‘Simplification’ du SPF BOSA
• Thomas More Hogeschool
• Erasmushogeschool Bruxelles
- Les "matchs" entre les équipes gouvernementales et les partenaires seront annoncés au public lors de l'événement du 25 mai 2023.
CRITÈRES DU CONCOURS
Initiatives innovantes
Un jury externe évaluera ensuite les candidatures sur base des critères suivants :
- Innovation: l'initiative comporte des éléments novateurs ou fait preuve d'un saut créatif dans la pratique du service public OU l'équipe adopte une approche différente ou qui va au-delà de ce qui est habituel. L'équipe a pu réaliser le saut créatif ou une approche différente en adoptant une culture d'apprentissage, d'innovation et d'auto-amélioration.
- Impact/résultats: l’équipe peut démontrer les avantages et les résultats de l’initiative.
- Engagement des parties prenantes: l’équipe a collaboré avec des citoyens, des entreprises ou des organisations de la société civile ET/OU consulté des parties prenantes externes/internes.
- Pertinence: l’initiative répond à des besoins et contraintes spécifiques propres au contexte du service public et se concentre sur les besoins essentiels des groupes cibles et des bénéficiaires finaux.
- Durabilité: l’initiative présente, au-delà d'une période initiale de réalisation, des éléments qui en garantissent le maintien OU l’initiative peut être étendue. Le participant aborde les considérations de durabilité financière et opérationnelle, ainsi que le soutien à un niveau politique ou de gouvernance élevé.
- Transférabilité: l'initiative a une valeur potentielle et des enseignements pertinents pour d'autres services publics. Elle peut être répliquée ou adaptée avec succès à d'autres contextes.
Chaque critère sera évalué sur 10 points, excepté le critère “Innovation” comptant pour 20 points, pour un total de 70 points.
Les candidatures seront évaluées par un jury d'experts externes. Aucun fonctionnaire ne sera admis dans le jury afin d’en garantir l'impartialité. Chaque membre du jury a accès au dossier complet et sera présent lors des pitch, pour échanger avec les équipes de fonctionnaires fédéraux.
Les membres de jury traiteront les informations fournies par les candidats de manière strictement confidentielle.
Le jury décide quelles candidatures sont nominées. L'évaluation et la délibération du jury se font en toute discrétion. Après sa décision, le jury fournit un feedback transparent à tous les participants. En cas d'ex aequo, le jury peut nominer un sixième candidat. Deux initiatives au maximum peuvent être nominées par organisation.
Les équipes participantes s'abstiennent de contacter le jury pendant la phase d'évaluation, jusqu'à ce que les initiatives nominées soient connues du public.
Les équipes participantes s'abstiennent de divulguer des informations sur les initiatives nominées au Prix de l'Innovation Fédérale jusqu'à ce qu'elles soient annoncées sur le site web et les médias sociaux.
Vote du public
Après que le jury a désigné les cinq meilleures contributions, tous les fonctionnaires fédéraux ont la possibilité de voter via le site web (federalinnovationaward.be) et de contribuer ainsi à la désignation des gagnants.
En cas d’ex aequo, les points attribués par le jury sont décisifs.
Chaque fonctionnaire fédéral a droit à une voix via son adresse mail professionnelle.
Les voix sont rassemblées par organisation fédérale puis converties dans une échelle de points. Chaque organisation distribue ses points selon le classement obtenu des initiatives innovantes. Les organisations comportant un plus grand nombre d’employé distribuent un plus grand total de point.
Les résultats du vote seront annoncés lors de la soirée de remise des prix le 25 mai 2023.
Challenges
Après vérification des conditions de participation, toutes les candidatures seront soumises aux différents partenaires de soutien du SPF BOSA. Pour chaque challenge soumis, ces partenaires évalueront sur la base des critères suivants s'il convient d'inviter l'équipe pour un pitch.
- Il y a une description claire du problème et du défi que l'organisation veut relever.
- Le challenge est lié à des besoins concrets des citoyens, des entreprises et/ou des collègues et du service public.
- Le challenge permet d'explorer des solutions innovantes.
- Le challenge a un fort potentiel d'innovation et se veut réellement novateur.
- Pertinence : y a-t-il une valeur ajoutée claire pour l'organisation et l'utilisateur.
- Transférabilité : la solution proposée peut-elle également être utile dans un autre contexte ou une autre situation ?
Après une première sélection, les équipes de fonctionnaires fédéraux sont invitées à venir présenter leur challenge aux partenaires du SPF Bosa. Lors de ce pitch, les challenges sont discutés plus en détail afin que le SPF BOSA dispose des informations nécessaires pour déterminer quel soutien sur mesure pourrait être proposé à l'équipe concernée.
Un « match » ?
Tout d'abord, un partenaire de soutien exprime son intérêt à soutenir un défi. L'équipe de fonctionnaires fédéraux à l'origine du défi a toutefois le dernier mot : à elle de décider du soutien qu'elle préfère.
Un « match » se confirme ? Les deux partenaires établissent alors un accord de partenariat. Nous annoncerons de manière festive ce nouveau partenariat lors de la soirée de remise des prix du 25 mai.
En signant cet accord, l'équipe de fonctionnaires fédéraux s'engage explicitement à rendre accessible au gouvernement fédéral un rapport sur l'ensemble du processus d'innovation, y compris les enseignements tirés.
PRIX
Prix de l’Innovation Fédérale pour les initiatives innovantes
Les initiatives gagnantes et les équipes de fonctionnaires concernées recevront un Prix Fédéral de l'Innovation. Un premier, un deuxième et un troisième prix seront décernés. Ces trois équipes seront invitées à participer à un voyage d'inspiration de 3 jours à l'étranger (max. quatre personnes par équipe) organisé par Nido.
Toutes les initiatives innovantes nominées recevront un label d'innovation. Ce label implique que l'initiative sera incluse dans les publications concernant la cérémonie de remise des prix.
Accompagnement et soutien pour les challenges
Les équipes qui ont trouvé une adéquation entre leur challenge et les partenaires de soutien du SPF BOSA recevront un trajet de coaching sur mesure pour développer et tester une solution à leur challenge.
Les modalités exactes de ce soutien dépendent des challenges soumis.
Prix de la curiosité
L'organisation ayant obtenu le plus grand pourcentage de votes par rapport à ses effectifs remportera le Prix de la curiosité. Car la curiosité est l'une des compétences de l'avenir et, pour une organisation, la preuve d'un bon terrain pour innover. Toutes les organisations comptant 80 employés ou plus peuvent remporter ce prix.
Prix des fonctionnaires votants
Cinq fonctionnaires ayant voté sont tirés au sort et reçoivent un ticket d'entrée à un festival d'innovation en Belgique (par exemple Nova, And&, Kick, ...).
