Federale Innovatie Award 2023 - Wedstrijdreglement
FOD BOSA en haar innovatielab Nido organiseren een wedstrijd om het innovatie potentieel van overheidsorganisaties in de kijker te zetten.
Je kan op twee manieren deelnemen aan de wedstrijd:
- Door één of meerdere innovatie-initiatieven in te dienen die lopend, afgerond of “succesvol gefaald” zijn, maak je kans op de Award;
- Door één of meerdere challenges in te dienen waarbij een probleem/vraagstuk wordt bekend gemaakt onder de vorm van een uitdaging. Deze uitdaging roept op om innovatieve oplossingen te verkennen en uit te testen. Je maakt hier kans op financiële en methodologische ondersteuning van FOD BOSA en haar partners.
Overheidsteams kunnen deelnemen aan één of beide trajecten door het juiste online wedstrijdformulier in te vullen.
Deelnemende overheidsteams die het online wedstrijdformulier invullen, aanvaarden het wedstrijdreglement. Zij verklaren ook dat de door hun verstrekte gegevens volledig en juist zijn.
Winnaars en genomineerden van de Federale Innovatie Award geven FOD BOSA en haar partners de toelating om hun naam en logo te gebruiken in de communicatie in het kader van deze wedstrijd. FOD BOSA kan de contactgegevens van de deelnemers delen met partners. Deze gegevens kunnen gebruikt worden voor ‘direct marketing’-doeleinden.
Deelnemingsvoorwaarden
Innovatie-initiatieven
Inzendingen moeten aan volgende voorwaarden voldoen:
- Het overheidsteam dat een innovatie-initiatief indient maakt deel uit van één van de toegelaten federale overheidsorganisaties.
- Inschrijvingen moeten ten laatste op 16 maart 2023 worden ingediend.
- Het innovatie-initiatief is opgestart of afgerond in de afgelopen 3 jaar.
- Het innovatie-initiatief wordt gesteund door een directielid (sponsor) uit de federale overheid.
- Een correcte inschrijving verloopt via het online inschrijvingsformulier op de website federalinnovationaward.be. Een Word versie van het formulier is ook beschikbaar om het indienen van je innovatie-initatief voor te bereiden. Je ontvangt een bevestigingsmail wanneer we je dossier goed hebben ontvangen.
Nido evalueert of aan deze deelnemingsvoorwaarden is voldaan.
Challenges
Inzendingen moeten aan volgende voorwaarden voldoen:
- Het overheidsteam of individuele inzender die een challenge indient maakt deel uit van één van de toegelaten federale overheidsorganisaties.
- Het probleem dat de indiener volledig beschrijft via de template geeft blijk van een goed overdachte behoefte.
- Inschrijvingen moeten ten laatste op 27 maart 2023 worden ingediend.
- De ingediende challenge wordt gesteund door een directielid (sponsor) uit de federale overheid.
- Een correcte inschrijving verloopt via het online inschrijvingsformulier op de website federalinnovationaward.be. Een Word versie van het formulier is ook beschikbaar om het indienen van je challenge voor te bereiden. Je ontvangt een bevestigingsmail wanneer we je dossier goed hebben ontvangen.
Nido evalueert of aan deze deelnemingsvoorwaarden is voldaan.
Verloop
Innovatie-initiatieven
- Het Nido team evalueert alle inzendingen op het voldoen aan de deelnemingsvoorwaarden.
- Selectie door de jury: de jury beoordeelt alle inzendingen op basis van de beoordelingscriteria en kiest de beste voorstellen voor een presentatie/pitch (max. 10 inzendingen kunnen geselecteerd worden, kan verhoogd worden bij ex-aequo). Bij meer dan 50 inzendingen wordt voorrang gegeven aan innovaties ten gunste van burgers en bedrijven (en niet voor de eigen organisatie).
- Pitch: de geselecteerde voorstellen worden op 17 april 2023 door de jury gehoord bij een pitch en vraag en antwoord sessie. De jury nomineert de beste vijf voorstellen.
- Shortlist: op 18 april 2023 nemen de teams van de vijf genomineerde voorstellen een videopitch op.
- Publieke voting: in de periode van 24 april tot 17 mei zullen alle federale ambtenaren op basis van de videopitches en de dossiers kunnen stemmen op hun favoriete innovatie-initiatief. Ze kunnen echter niet stemmen op een initiatief van hun eigen overheidsdienst. Elke ambtenaar kan maar één stem uitbrengen en dit uitsluitend met het professioneel e-mailadres.
- De uitreiking: de winnaars van de Federale Innovatie Award worden bekendgemaakt op het event van 25 mei 2023.
Challenges
- Het Nido team evalueert alle inzendingen op het voldoen aan de deelnemingsvoorwaarden.
- Shortlist: De ondersteuningspartners van FOD BOSA maken een eerste selectie van voorstellen die weerhouden worden voor een live presentatie/pitch. Bij meer dan 50 inzendingen wordt voorrang gegeven aan challenges ten gunste van burgers en bedrijven (en niet voor de eigen organisatie).
- Pitch: Overheidsteams van de geselecteerde challenges pitchen hun idee bij de ondersteuningspartners. De ondersteuningspartners bepalen vervolgens voor welke challenge(s) een ondersteuning op maat wordt ontwikkeld. De mogelijke ondersteuningspartners zullen in detail voorgesteld worden op deze website en bevatten alvast:
• Het innovatielab Nido van de FOD BOSA
• Het expertisecentrum voor human centered design & innovatie van de FOD BOSA
• De dienst ‘Vereenvoudiging’ van de FOD BOSA
• Thomas More Hogeschool
• Erasmushogeschool Brussel
- Matches tussen overheidsteams en ondersteuningspartners zullen worden bekendgemaakt aan het publiek op het event van 25 mei 2023.
Wedstrijdcriteria
Innovatie-initiatieven
Een externe jury zal de inzendingen beoordelen op basis van volgende wedstrijdcriteria:
- Innovatie: het initiatief heeft baanbrekende elementen of vertoont een creativiteitssprong in de praktijk van de overheidsdienst OF het team toont een aanpak, die anders is of verder gaat dan wat gebruikelijk is. Het team heeft de creativiteitssprong of de andere aanpak kunnen bereiken door een leer-, innovatie- en zelfverbeteringscultuur te hanteren.
- Impact/ resultaten: het team kan de voordelen en de resultaten van het initiatief aantonen.
- Betrokkenheid van belanghebbenden: het team heeft met burgers, bedrijven of maatschappelijke organisaties samengewerkt EN/OF externe/interne belanghebbenden geraadpleegd.
- Relevantie: het initiatief gaat in op specifieke behoeften en beperkingen binnen de overheidscontext en legt nadruk op kernbehoeften van doelgroepen en eindbegunstigden.
- Levensduur: het initiatief vertoont na een eerste periode van verwezenlijking elementen die het voortbestaan ervan garanderen OF het initiatief kan opgeschaald worden. De deelnemer gaat in op overwegingen inzake financiële en operationele duurzaamheid, alsook steun op hoog politiek of bestuursniveau.
- Overdraagbaarheid: het initiatief heeft potentiële waarde en biedt lessen die relevant zijn voor andere overheidsdiensten. Het kan succesvol gerepliceerd of aangepast worden aan andere contexten.
Elk criterium wordt beoordeeld op 10 punten, behalve innovatie op 20 punten met een totaal van 70 punten per inzending.
De inzendingen worden beoordeeld door een externe jury. Er worden geen ambtenaren in de jury toegelaten om onpartijdigheid te garanderen. Elk jurylid heeft inzage in het volledig dossier en zal aanwezig zijn op de live pitches, een moment waarop een uitwisseling wordt voorzien tussen de overheidsteams en de jury.
De juryleden behandelen de door de kandidaten verstrekte informatie als strikt vertrouwelijk.
De jury beslist welke inzendingen worden genomineerd. Het evalueren en overleggen van de jury gebeurt op een discrete manier. De jury geeft na de beslissing transparante feedback aan alle deelnemers. Bij een ex aequo kan de jury een zesde inzending nomineren. Er kunnen maximaal 2 initiatieven per organisatie genomineerd worden.
De deelnemende teams onthouden zich van contact met de jury tijdens de beoordelingsfase, dit tot de genomineerde initiatieven publiek gekend zijn.
Deelnemende teams onthouden zich ervan informatie bekend te maken over de genomineerde initiatieven van de Federale Innovatie Award tot dit bekend gemaakt wordt op de website en sociale media.
Publieke voting
Nadat de jury de vijf beste inzendingen heeft genomineerd, krijgen alle federale ambtenaren de kans om hun stem uit te brengen via de website (federalinnovationaward.be) en mee te bepalen wie de winnaars worden.
Bij een ex aequo geven de punten van de jury de doorslag.
Elke federale ambtenaar mag slechts één stem uitbrengen en dit uitsluitend met het professioneel e-mailadres.
De stemmen worden per federale organisatie samengeteld en vervolgens omgezet in een puntenschaal. Een organisatie met meer medewerkers kan meer punten geven aan de genomineerde initiatieven.
De resultaten van de voting worden bekend gemaakt op de uitreikingsavond van 25 mei 2023.
Challenges
Na het checken van deelnemingsvoorwaarden worden alle inzendingen voorgelegd aan de verschillende ondersteuningspartners van FOD BOSA. Deze partners zullen voor elk ingediende challenge beoordelen of het team wordt uitgenodigd voor de live pitch op 24, 25 of 26 april 2023. Volgende criteria zullen van tel zijn:
- Er is een heldere beschrijving van het probleem en uitdaging die de organisatie wil aangaan.
- De challenge heeft betrekking tot concrete noden van burgers, bedrijven, en/of medewerkers en de overheid.
- De challenge biedt ruimte om innovatieve oplossingen te verkennen.
- De challenge kent een sterk innovatiepotentieel en streeft naar een baanbrekende vernieuwing.
- De relevantie: is er een duidelijke meerwaarde voor de organisatie en de gebruiker?
- Overdraagbaarheid: kan het ook van waarde zijn in een andere context of situatie?
Na een eerste selectie worden overheidsteams uitgenodigd om hun challenge live te komen pitchen voor de ondersteuningspartners. Tijdens deze pitch wordt dieper ingegaan op de challenges zodat FOD BOSA over de nodige informatie beschikt om te bepalen welke begeleidingen mogelijk kunnen voorgesteld worden op maat van de challenge en het betreffende team.
Is er een match?
Eerst geeft een ondersteuningspartner zijn interesse aan om een challenge te ondersteunen. Het overheidsteam achter de challenge heeft echter het laatste woord en beslist welke ondersteuning het verkiest.
Is er een match? Dan stellen beide partners een samenwerkingsovereenkomst op en kondigen we deze nieuwe samenwerking feestelijk aan op de uitreikingsavond op 25 mei.
Het overheidsteam engageert zich daarbij expliciet om een rapport over het gehele innovatietraject inclusief de lessons learned toegankelijk te maken voor de federale overheid.
Prijzen
De Federale Innovatie Award voor innovatie-initiatieven
De winnende initiatieven en de betreffende overheidsteams ontvangen een Federale Innovatie Award. Er zal een eerste, tweede en derde plaats worden toegekend. Deze drie teams worden uitgenodigd om deel te nemen aan een buitenlandse driedaagse inspiratiereis (max. vier personen per team) georganiseerd door Nido.
Alle genomineerde innovatie-initiatieven ontvangen een Innovatie label. Dit label impliceert dat het initiatief wordt opgenomen in publicaties in het kader van de Award-uitreiking.
Begeleiding en ondersteuning bij challenges
De teams die een match gevonden hebben tussen hun challenge en de ondersteuningspartners van FOD BOSA zullen een begeleidingstraject op maat ontvangen om een oplossing voor hun uitdaging te ontwikkelen en uit te testen.
Wat de ondersteuning precies inhoudt is afhankelijk van de challenges die worden ingediend.
De Curieuzeneuze Award
De organisatie waar procentueel de meeste stemmen zijn geteld ten aanzien van het personeelsbestand wint een Curiosity Award. Het is een blijk van nieuwsgierigheid, één van de skills van de toekomst én voor een organisatie het bewijs van een goede voedingsbodem om te innoveren. Alle organisaties met 80 of meer werknemers komen in aanmerking voor deze prijs.
Prijs voor stemmende ambtenaren
Vijf ambtenaren die gestemd hebben worden door het lot aangewezen en krijgen een dagticket voor een innovatiefestival in België (bv. Nova, And&, Kick, ...).
